Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzany do porządku prawnego mając na celu umożliwienie wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Prawidłowe wdrożenie KSeF będzie możliwe w przy odpowiednim przygotowaniu jednostki. Jednostki sektora finansów publicznych mogą napotkać na dodatkowe problemy na etapie wdrażanie KSeF wynikające z konieczności stosowania zapisów m. in. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na przepisy, które regulują obszar związany z obiegiem dokumentów. Zgodnie z zapisami punktu 10 załącznika do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację kontroli zarządczej. Ponadto w świetle zapisów punktu 14 powołanych przepisów w jednostce powinny istnieć przynajmniej mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych pozwalające na: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, podział kluczowych obowiązków, oraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

PO CO KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR KSEF (E-FAKTURA) W SAMORZĄDZIE I JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH W 2025 R.?

1. Należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki w zakresie obrotu fakturami.

2. Uruchomienie KSeF w samorządzie i jednostkach budżetowych w 2025 r. będzie wiązało się z koniecznością weryfikacji terminu przechowywania dokumentów księgowych w jednostce w szczególności dokumentujących wartość początkową środka trwałego.

3. Jednostki sektora finansów publicznych będą zobligowane do stosowania procedur związanych z nadawaniem uprawnień w ramach organizacji do korzystania z KSeF

4. Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Nawet pozostanie przy tradycyjnym obiegu dokumentów (papierowych) będzie wymagało zmiany w ich obiegu po wdrożeniu KSeF w jednostkach budżetowych zwianych z generowaniem oraz dostarczeniem do odpowiedniej komórki. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą.

SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ, A KSEF W SAMORZĄDZIE I JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH W 2025 R.

W świetle przepisów art. 40 ust. 1 u.f.p. samorządowe jednostki budżetowe prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w u.f.p. Każda jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązana do uregulowania wewnętrznych zasad (polityki) rachunkowości. W myśl zapisów art. 10 u.r. jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Jednostka powinna w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości określić również zasady systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Jednym z elementów przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jest wskazanie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Poza zapisami wewnętrznymi w celu zapewnienia efektywnego i skutecznego obiegu dokumentów niezbędne jest posiadanie adekwatnej instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, która również jest dokumentem mającym sprostać przepisom kontroli zarządczej, określonej w art. 68 u.f.p.

PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ PO URUCHOMIENIU KSEF W SAMORZĄDZIE

Zasady określające sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały opisane w załączniku do uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (dalej: KSR w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych). W świetle zapisów powołanego standardu termin „dokument elektroniczny” odnosi się do formy dokumentu, jak np.: elektroniczna faktura, wydruk z bankowości internetowej, dokument magazynowy, bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp. Dokument elektroniczny, stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 u.r. dla dowodów księgowych, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a u.r. Wspomnianym uproszczeniem jest możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, jeżeli wynika to z techniki prowadzenia zapisów księgowych

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważnie z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.

Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe.

Zgodnie z objaśnieniami punktu 10 KSR w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane, przy czym sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalno-prawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury ustala jednostka odpowiednio do jej specyfiki, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli. Ustalony sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych utrwalony powinien być w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przyjęte procedury mogą określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji dowodów księgowych.

Zapis w polityce rachunkowości określający sposób dekretacji powinien uwzględniać przepisy art. 21 ust. 1a uor, które umożliwiają elektroniczne dekretowanie dokumentów oraz termin (datę), od której zmiana w sposobie dekretacji nastąpi. Dokumentacja dotycząca obiegu dokumentów księgowych powinna przede wszystkim umożliwiać identyfikację osób uprawnionych do stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

OCHRONA ZDEMATERIALIZOWANYCH DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (E-FAKTURA) W SAMORZĄDZIE I JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH W 2025 R.

W świetle zapisów art. 72 ust. 1 u.r. księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Warunkiem stosowania takiego rozwiązania jest odpowiednia ochrona danych, która powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Konieczne jest zwrócenie uwagi na sposób przechowywania dowodów księgowych stanowiących postawę wyceny wartości początkowej środków trwałych, które często powinny być przechowywane przez okres dłuższy niż gwarantowany przez KSeF (10 lat) do momentu likwidacji środka trwałego.

FAKTURY ZA ZAKUPY REALIZOWANE PRZEZ PRACOWNIKÓW ZA POMOCĄ OBOWIĄZKOWEGO KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR

Faktury za zakupy pracownicze w samorządzie i jednostkach budżetowych są często otrzymywane przez pracownika i rozliczane w mniej lub bardziej sformalizowanym procesie w jednostce. Inicjatorem rozliczenia jest zazwyczaj pracownik, który przekazuje obraz faktury pracodawcy, wraz z informacją pozwalającą na jej prawidłowe ujęcie. Wiele faktur za zakupy pracownicze trafi do jednostki wyłącznie poprzez KSeF, w jedno miejsce z innymi rodzajami faktu. (np. za zakupy towarowe). Konieczna będzie procedura alokacji takich dokumentów pozwalająca na ich identyfikację, a następnie przypisanie do właściwego pracownika celem opisania i akceptacji.

Pracownik samorządowej lub państwowej jednostki budżetowej w 2025 r. dokonujący jednorazowego zakupu (np. paliwa, drobnego wyposażenia) może również podać swoje nazwisko (adres: email) i poprosić o wpisanie tych danych w pole fakultatywne opisu na fakturze zdematerializowanej. Faktura zostanie odebrana w KSeF, a nie przyniesiona przez pracownika w celu rozliczenia wydatku trzeba będzie ją przyporządkować do rozliczenia danego pracownika.

PROCEDURA WERYFIKACJI DOKUMENTÓW W KSEF - KOREKTY I AWARIE

Istotnym elementem wymagającym zmiany w obiegu dokumentów księgowych będzie uwzględnienie wykonywania korekt tych dokumentów. Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej sporządzić korekty ani jej anulować.

Przygotowanie dokumentu na niewłaściwego nabywcę nie będzie wiązało się z odrzuceniem tej faktury, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do przygotowania korekty faktury. W przypadku przesłania do krajowego systemu e-faktur faktury z błędnym numerem podatkowym nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji, należy przesłać fakturę korygującą (zerującą) z tym błędnym numerem nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem numerem identyfikującym nabywcy. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym numerem nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP. KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

W dokumencie regulującej obieg dokumentów księgowych należy uwzględnić różne warianty skutkujące koniecznością korygowania faktur wystawianych w systemie e-faktur.

W obowiązujących obecnie instrukcjach obiegu dokumentów księgowych w odniesieniu do korygowania błędów można spotkać zapis w postaci: „Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu, wraz ze stosownym uzasadnieniem”.

Po wprowadzeniu zmian wynikających z systemu e-faktur należy dostosować ten element instrukcji uwzględniając jedynie możliwość korygowania faktur w systemie tzw. „do zera”. Czyli poprzez skorygowanie faktury błędnie sporządzoną fakturą tzw. „Zerującą”.

W sprawdzaniu dowodów księgowych biorą udział pracownicy zatrudnieni we właściwych komórkach i na stanowiskach pracy w jednostkach, na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Po uruchomieniu systemu KSeF powstaje więc tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania może być realizowane w inny sposób niż w przypadku wcześniejszego systemu. Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Nawet pozostanie przy tradycyjnym obiegu dokumentów (papierowych) będzie wymagało zmiany w ich obiegu zwianych z generowaniem oraz dostarczeniem do odpowiedniej komórki. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z danych zawartych w tych dokumentach i które są kompetentne do ich sprawdzenia oraz ograniczyć do minimum czas pozostawania dokumentu w danej komórce.

Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji.

Sposób przekazywania dodatkowych uzupełniających dokumentów do faktury powinien zostać również uwzględniony w dokumentacji obiegu dokumentów po wdrożeniu systemu KSeF.

Więcej na temat wdrożenia KSeF dowiesz się uczestnicząc w szkoleniu z zakresu KSeF w JSFP