KOREKTY FAKTUR „NA MINUS” ZA MEDIA W JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH

Jednostki budżetowe często stają przed wyzwaniem rozliczania w nowym roku budżetowym faktur korygujących „na minus”. Tego typu sytuacje rodzą pytania o to, jak ująć korektę kosztów, kiedy powstaje faktyczny dochód oraz w jaki sposób rzetelnie wykazać je w sprawozdawczości budżetowej, zwłaszcza w Rb-27S i Rb-N. Zachowanie poprawności jest kluczowe zarówno z punktu widzenia ustawy o rachunkowości, jak i zasad gospodarki finansowej jednostek.

KOREKTA KOSZTÓW W ROKU, KTÓREGO DOTYCZĄ FAKTURY

Istotę prawidłowego podejścia wyznaczają przepisy art. 6 i art. 20 ustawy o rachunkowości, a także rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości i planów kont dla sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911). Jeżeli faktura korygująca otrzymana w styczniu 2025 roku dotyczy mediów z 2024 roku, należy ją wprowadzić do ksiąg za poprzedni rok. Najbezpieczniejsza praktyka to zmniejszenie kosztów zapisem Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i Ma konto 401 „Zużycie materiałów i energii”. Taki sposób księgowania wskazuje, że koszty uległy korekcie za okres 2024, a nie stanowi to jeszcze dochodu.

MOMENT UZNANIA NADPŁATY ZA DOCHÓD

Nadpłata wynikająca z faktury korygującej staje się dochodem dopiero wtedy, gdy jednostka budżetowa faktycznie otrzyma środki na rachunek bankowy (lub pewne jest ich potrącenie z kolejnych faktur). Zapis w księgach odbywa się wówczas przez przeniesienie należności na konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, z jednoczesnym wybraniem odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej, najczęściej 0940 „Wpływy z zwrotów z lat ubiegłych”. W momencie fizycznego wpływu pieniędzy na rachunek pojawia się zapis Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” i Ma konto 221. Ta procedura sprawia, że w roku 2024 skorygowano jedynie koszty, natomiast faktyczny dochód ujmuje się dopiero w roku 2025.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ BUDŻETOWA

Rb-27 i sprawozdaniu Rb-27S wykazuje się jedynie dochody faktycznie uzyskane (pobrane). Jeśli do 31 grudnia 2024 roku jednostka budżetowa jedynie skorygowała koszty, a nie otrzymała zwrotu, nie ma podstaw, by wykazać nadpłacone kwoty jako dochód. Jeżeli dostawca potwierdzi zwrot, ale nie przeleje jeszcze pieniędzy, jednostka wciąż dysponuje należnością.

SKUTKI BŁĘDNEGO KSIĘGOWANIA

Przedwczesne uznanie nadpłaty za dochód w roku 2024 (np. zapisem Wn konto 221 i Ma konto 760 z paragrafem 0940) może skutkować nieprawidłowościami w sprawozdaniach, co bywa negowane podczas kontroli  w Rb-27S dochody nie mają wtedy pokrycia w stanie faktycznym, a to narusza zasadę rzetelności prezentacji. Konsekwencją mogą być zalecenia korekty sprawozdań bądź wszczęcie postępowania o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

ZNACZENIE POLITYKI RACHUNKOWOŚCI I DOKUMENTACJI

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości każda jednostka budżetowa jest zobowiązana do posiadania dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości oraz zakładowy plan kont. Musi w nich sprecyzować, jak ujmować faktury korygujące koszty i kiedy dokonywać przypisu należności z tytułu dochodów. Przygotowane procedury zabezpieczają przed niepotrzebnymi wątpliwościami i ułatwiają pracę księgowego, który może krok po kroku postępować według opisanych reguł.

PRZYKŁAD KSIĘGOWANIA KOREKTY

W styczniu 2025 roku do jednostki budżetowej wpłynęła faktura korygująca „na minus” za energię elektryczną dotyczącą 2024 roku. Nadpłacona kwota nie została jeszcze zwrócona przez dostawcę, zatem w księgach 2024 roku dokonuje się zapisu Wn konto 201 i Ma konto 401, co oznacza zmniejszenie kosztów i wykazanie należności wobec dostawcy. Kwota ta nie figuruje w Rb-27S ani Rb-N za 2024 rok, bo nie stanowi faktycznego dochodu. Gdy w 2025 roku dostawca przeleje nadpłacone środki, jednostka wprowadzi zapis Wn konto 221 i Ma konto 201 (z uwzględnieniem paragrafu 0940), a wpływ na rachunek Wn konto 130 i Ma konto 221. Wtedy ta wartość pojawi się w Rb-27S i Rb-N, wykazywana już jako dochód.

KOMPENSATY NADPŁAT

W praktyce zdarzają się sytuacje, kiedy dostawca proponuje kompensatę nadpłaty w kolejnych fakturach. Wówczas nadal warto pamiętać, by najpierw skorygować koszty w roku, którego faktycznie one dotyczą, i przechować nadwyżkę na koncie 201. Kompensata nie jest automatycznie tożsama z dochodem, jeśli nie zostały spełnione formalne warunki potrącenia. Obowiązuje zasada, że kompensując należności i zobowiązania, nie można zacierać różnic w prezentacji poszczególnych aktywów i pasywów, co przypomina art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości o zakazie kompensaty odrębnych składników.

KONTROLA ORGANÓW ZEWNĘTRZNYCH

Regionalne Izby Obrachunkowe i Najwyższa Izba Kontroli wymagają, aby sprawozdania budżetowe rzetelnie oddawały rzeczywisty stan wykonania planu finansowego. Błędne wykazywanie nadpłaty jako dochodu w niewłaściwym okresie może prowadzić do zastrzeżeń. Dlatego tak ważne jest, by personel odpowiedzialny za finanse przestrzegał przepisów i wewnętrznych uregulowań z polityki rachunkowości. Poprawna dokumentacja, potwierdzająca sposób rozliczania faktur korygujących, ułatwia udowodnienie, że jednostka działała zgodnie z przepisami i zasadami sztuki księgowej.

Wszystkie prawa zastrzeżone © Creative Agency

Stronę stworzono wykorzystując kreator stron www WebWave