Przygotowanie do digitalizacji urzędu. Elektroniczny system obiegu dokumentów w dziale księgowym i administracyjnym JSFP
Program szkolenia
- Najważniejsze propozycje zmian dotyczące e-dokumentów i digitalizacji w kontekście Ustawy o rachunkowości:
- Uznanie dowodów elektronicznych:
- Dopuszczenie skanów jako dowodów księgowych
- Zmiana wymogów dotyczących archiwizacji
- Kwestie bezpieczeństwa danych
- Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości
- Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych
- Przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej
- Zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF
- Nowy obieg dokumentów
- Akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym
- Dekretacja dokumentu w systemie
- Stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu w systemie
- Umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami w systemie
- Dokumentacja księgowa w systemie kancelaryjnym
- Elektroniczny obieg dokumentów księgowych w systemie EZD
- Rejestracja dokumentu księgowego w systemie EZD
- Powiązanie dokumentu księgowego z właściwą klasą rzeczowego wykazu akt
- Weryfikacja merytoryczna dokumentu w systemie elektronicznego obiegu
- Dekretacja dokumentu i przekazanie do systemu finansowo-księgowego
- Archiwizacja dokumentacji księgowej w systemie EZD zgodnie z kategorią archiwalną
- System KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych
- Problem otrzymywania faktur „na jeden numer NIP”
- Uprawnienia ograniczone dla JST identyfikujące jednostkę w systemie KSeF
- Problem identyfikacji jednostki w systemie KSeF
- Procedura określania jednostek otrzymujących faktury w systemie wykorzystywanym przez JST
- Opis merytoryczny dokumentu
- Osoby odpowiedzialne za opisanie dokumentów księgowych
- Odpowiedzialność za merytoryczny opis dokumentu
- Odmowa podpisania dokumentu pod względem merytorycznym
- Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych
- Wstępna kontrola głównego księgowego.
- Kontrola formalno-rachunkowa pod względem:
- Odmowa podpisania dokumentu
- Etap klasyfikacji budżetowej wydatku
- Znaczenie umowy, faktury i zamówienia w klasyfikacji budżetowej
- Osoby odpowiedzialne za dobór klasyfikacji budżetowej
- Rola pracowników merytorycznych w zaklasyfikowaniu wydatku w zakresie klasyfikacji budżetowej
- E-doręczenia
- Windykacja należności a e-doręczenia
- Akceptacja – załatwianie spraw
- Akceptacja projektów pism
- Korespondencja obejmująca kilka komórek organizacyjnych
- Ustalenie ostatecznej wersji pisma
- Akceptacja zarządzeń i uchwał
- Wewnętrzny obieg dokumentów
- Obieg dokumentów miedzy komórkami
- Pisma o charakterze informacyjnym mające wpływ na przbieg spraw
- Pismia wewnętrzne robocze
- Założenia do elektronicznego systemu zarządzania dekantacją w administracji
Problem
Digitalizacja administracji publicznej na etapie wdrożenia może stwarzać problemy zarówno techniczne jak i formalne wynikające z przepisów zewnętrznych w szczególności ustawy o rachunkowości i oraz przepisów związanych z archiwizacją jak również w zakresie obrotu dokumentami.
Cel szkolenia
Celem szkolenia jest przedstawienie potencjalnie problemowych obszarów związanych z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów i założeń do nowej ustawy o rachunkowości. Na szkoleniu zaprezentowane zostaną sugestie możliwych rozwiązań formalnych i organizacyjnych umożliwiających spełnienie wymogów określonych w ogólnie obowiązujących aktach prawnych. Problematyka szkolenia została dobrana tak, by osoby odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i rachunkową dokumentów znały najnowsze przepisy w tym zakresie. Szkolenie wiąże w spójną całość przepisy prawa wynikające z rozporządzeń, interpretacji z dobrymi praktykami. Formuła szkolenia została skonstruowana w sposób umożliwiający zaprezentowanie obszarów, których najczęściej występują problemy wynikające z licznych interpretacji.
Grupa docelowa:
- główni księgowi i księgowi
- osoby odpowiedzialne za dekretację dowodów księgowych
- osoby odpowiedzialne za przechowywanie i archiwizowanie dowodów księgowych
Korzyści
Uczestnik szkolenia będzie znał m. in.:
- aktualny stan prawny w zakresie e-doręczeń, elektronicznego zarządzania dokumentacją
- możliwe rozwiązania w zakresie obiegu dokumentów elektronicznych
- przepisy, na podstawie których wdrażany są systemy związane z digitalizacją
Uczestnik szkolenia będzie potrafił m. in.:
- ustalić prawidłowość wystawienia dokumentu elektronicznego w systemie
- zidentyfikować prawidłowość wysłania dokumentu w systemie
- Dostosować regulacje wewnętrzne do aktualnych przepisów
Zainteresowały Cię poruszane tematy?
Sprawdź nasze szkolenia i rozwiń swoje kompetencje
z pomocą ekspertów Blue Training